Optimizar procesos a través de las compras

 

El departamento de compras de la empresa, sea grande o pequeña, desempeña una función estratégica para el cumplimiento de las metas a corto, mediano y largo plazo. Esta área cumple además una función operativa sin perder de vista solucionar las prioridades que surgen diariamente

El área de compras de cualquier organización es fundamental siendo los costos operativos, en gran parte de su responsabilidad, motivo por el cual se deben optimizar las decisiones de compra para lograr eficiencia en los procesos.

Existen empresas en las cuales las compras se realizan en forma centralizada mientras que en otras es un proceso descentralizado. En la centralización, se halla un solo departamento que se apresta a las facultades para realizar las compras, con lo que se logra la estandarización de los pedidos, se negocia mejor en base a volúmenes y se logran mejores acuerdos de relación precio, cantidad y calidad con los proveedores.
Por otro lado, la descentralización tiene como principales ventajas que cada departamento realiza las compras dependiendo de sus necesidades reales, al fin y al cabo cada usuario conoce mejor que nadie lo que precisa y, por otro lado, se suele señalar la transparencia como punto relevante, de modo a que el área de control de calidad puede analizar los artículos comprados y servicios contratados de forma a determinar los niveles de competitividad, rechazando aquellos que se encuentran fuera del promedio. La elección de uno u otro esquema dependerá de los objetivos particulares de cada organización.

Todas o solo unas cuantas ¿es necesario un departamento de compras?

Por pequeña o grande que sea una empresa necesita adquirir múltiples y variados productos, desde papel y café hasta muebles y equipos; razón por la que una persona o un departamento, debe estar a cargo. Esta área se relaciona con absolutamente todas las demás partes de la empresa y a su vez debe desarrollar sus funciones de la forma más armoniosa posible para apoyar a la eficiencia de toda la organización.

Por otra parte, no se debe olvidar la ética de su labor, dado que por la naturaleza de sus funciones, las personas a cargo del área permanentemente serán susceptibles de ofrecimientos y actos que atenten contra los principios y valores de la honestidad y profesionalismo.

Empresas sin departamento de compras

¡Aquí hay de todo! Desde compras realizadas sin la debida planificación, por impulso y apagando incendios, hasta compromisos asumidos erróneamente con proveedores por no haber realizado el debido análisis o controles.

En ocasiones, las empresas que no han definido un departamento de compras derivan la responsabilidad a al área de contabilidad o administración de las compras, pero si no existe una adecuada coordinación de procesos muchas veces se duplican pedidos desde diferentes áreas mientras que en otras oportunidades nadie se encarga de realizar pedidos importantes porque no está definida la responsabilidad. Se debe comprender que el costo de mantener una empresa sin éstas funciones definidas afecta de manera directa al resultado financiero.

Gestiones imprescindibles en la organización

Una buena gestión de compras permite ahorrar en los costos de compra de bienes y contratación de servicios, afecta la eficiencia en la satisfacción del cliente, impacta en la optimización del proceso de producción y mantenimiento, mejora los indicadores tanto de tiempo como de cantidad y desde luego influye directamente en los resultados financieros de la empresa. Sus funciones pueden variar entre las organizaciones, pero usualmente son las siguientes:

1. Planificación de las compras acorde al plan estratégico,

2. Recibir los pedidos de cada área tanto de compra de artículos, útiles, maquinarias, equipos y bienes, así como la contratación de servicios de mantenimiento de la infraestructura,

3. Análisis de las necesidades reales de cada área, la sinergia e impacto en las demás áreas y previsión de futuros egresos, desgastes o cambios para lograr sustentabilidad, ya que en base a todo ello y a la eficiencia de los procesos se priorizan las compras acorde al presupuesto,

4. Solicitud de presupuestos a los proveedores y análisis de las ofertas acorde a las condiciones requeridas, a fin de compararlas y examinarlas de manera que la decisión de compra sea la más adecuada y oportuna en costo, tiempo, calidad y garantía para la empresa,

5. Negociación con los proveedores,

6. Solicitud del pedido previamente formalizado con el proveedor designado,

7. Seguimiento del pedido y de los acuerdos,

8. Recepción de las compras, control de calidad y cantidad de las mismas en función a lo pactado con los proveedores,

9. Entrega de lo adquirido al área solicitante y verifica la correcta recepción y aceptación de los productos en los términos solicitados.

Herramientas digitales como soporte

Los aparatos tecnológicos sin duda afectan el proceso en gran medida; los tiempos de consulta, solicitud, evaluación, comparación y decisión de precios, control de calidad y cantidad actualmente son muy diferentes a los tiempos del mismo proceso realizado hace 20 años.

Asimismo, con una economía tan globalizada un proveedor puede estar literalmente al otro lado del mundo y ser más competitivo que el proveedor que está ubicado en la vereda del frente, esta competencia sólo es posible con las posibilidades de información y comparación que ofrecen las herramientas digitales, tanto por la disposición inmediata de informaciones como por las facilidades de realizar las comparaciones en una simple planilla de Excel.

El E-commerce está revolucionando incluso la velocidad de compra y entrega de los productos, pueden realizarse pagos y transferencias en segundos y con ello se consigue mejorar la eficiencia no sólo en cuanto a tiempo sino también en cuanto a transparencia y confianza en los procesos transaccionales.

Recomendación para profesionales

Realizar el trabajo de compras en base al plan estratégico y mantener una comunicación eficiente con las demás áreas para controlar lo proyectado le podrá brindar una herramienta de gestión. Se requiere contar siempre con, por lo menos, 3 presupuestos de distintos proveedores, evaluar las recomendaciones de cada uno y la calidad de los bienes o servicios que ofrecen, de manera a contratar a quién reúna los requisitos de calidad y precio más acordes a los requerimientos, cuidando de conservar actualizada la base de datos de proveedores y sus referencias.

Mantener un sistema impecable de gestión sujeto al control del Directorio o Auditoría en cualquier momento brindará mayor efectividad al proceso. Asimismo, se debe conocer y mantener actualizadas las políticas de activos fijos, de inventarios obsoletos y otros puntos que tengan relación con los bienes, productos o servicios a cargo del área. Mantener estrecho control de los productos, insumos o útiles que serán utilizados según cronograma por las otras áreas.

Técnicas para equilibrar gastos encompras y ganancias en ventas

En muchos productos y servicios se tienen topes impuestos por el mercado en cuanto a los precios que pueden cobrarse a los clientes, en esos casos la rentabilidad está dada por los costos. La diferencia entre los ingresos y gastos es la utilidad así que si no podemos aumentar los ingresos, el mejor resultado de todas maneras puede estar por el lado de los costos.

Comprender esto es fundamental, ya que los ingresos reciben límites externos (el cliente, la competencia, normativas, entre otros) en cambio los costos son decisiones internas, no se trata de comprar productos más baratos que atenten a la calidad del bien final, sino de mejorar los procesos y sistemas de compras para ser más eficientes. Nuevamente la tecnología puede ser en estos casos una aliada estratégica en la disminución de costos, pues la migración de los servicios Off-Line a los servicios On-Line, cuestan menos del 10% de los servicios a los cuales sustituyen.

 

Año 4 – Artículo 21

 

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