Cómo crear un buen evento corporativo

Llega fin de año y todas las empresas enfrentan el último trimestre del año como la temporada más fuerte de eventos en general, desde sociales hasta corporativos.

Sucede que algunos años terminan con mejores resultados que otros a nivel económico, pero lo que nunca se pierde es la voluntad de celebrar las distintas ocasiones que dan nacimiento a un evento. 

Normalmente en esta época la gente de administración tiene que hacer malabares para estar al día con todos los pagos y encima organizar un evento del que todos disfruten. Es por eso que es útil conocer algunos consejos básicos que servirán para que el presupuesto asignado rinda en su totalidad para cumplir con las expectativas planteadas.

Planificación 

Lo primero que hay que tener en cuenta a la hora de planificar un evento es cuál es el objetivo. Lo fundamental es saber a qué público apuntamos y qué es lo que queremos lograr. Una vez que tenemos eso claro, el siguiente paso es evaluar el presupuesto. Si pueden asignarse pocos recursos, no hay que desanimarse ya que la creatividad puede ser un gran aliado a la hora de pensar ideas que impacten y cuyo costo no sea significativo.

El catering, por ejemplo, es un tema totalmente variable. Un evento se puede resolver exitosamente con algo tan simple como pizzas, empanadas o pastas, sin necesidad de recurrir a un servicio de lo más sofisticado. 

Inclusive, si el objetivo fuera la integración, una propuesta creativa podría ser proponer a los invitados que cocinen juntos. De esta manera, se conjugaría el propósito del evento con una solución de bajo costo. En este caso, la comida es no sólo el catering sino también el recurso para lograr la integración de los participantes. 

Localización

Alquilar un salón para una fiesta es de los ítems críticos del presupuesto en un evento. Sin embargo, hay que tener presente que hacer uso de los propios recursos de la empresa es la mejor estrategia para abaratar costos y optimizar el presupuesto. 

Desde locaciones y utilería hasta contactos comerciales, siempre hay que tratar de identificar en primer lugar con qué elementos se cuenta a favor a la hora de empezar a organizar un evento. Si el objetivo fuera lograr un ambiente informal y relajado, puede ambientarse la oficina sin necesidad de alquilar salones costosos y trasladar al personal.

Incluso también se puede aprovechar algún canje o contrato que tenga la empresa con terceros para obtener un lugar o bien alguno de los ítems involucrados.

Ahora bien, si el objetivo es impactar con las últimas tendencias, estar aggiornado y exhibir novedades, no queda otra opción que invertir en tecnología.  Las últimas tendencias tienen que ver con mapping 3D, redes sociales e interacción a través de los teléfonos móviles, entre otros. Esta inversión trae aparejada un incremento también en los otros aspectos -catering y locación-, ya que ante todo debe buscarse una coherencia. 

Presupuesto corto

La creatividad debe ser siempre un aliado a la hora de planificar un evento, pero más aún si el presupuesto es acotado. Esto se debe a que con ideas originales se puede llamar la atención de los invitados, no en relación a la inversión, sino en cuanto a los recursos utilizados para sorprender.

“CON IDEAS ORIGINALES SE PUEDE LLAMAR LA ATENCIÓN DE LOS INVITADOS, NO EN RELACIÓN A LA INVERSIÓN, SINO EN CUANTO A LOS RECURSOS UTILIZADOS PARA SORPRENDER”

Por lo general, un evento es más exitoso cuando hay un mayor involucramiento en cuestiones que tienen que ver con el armado de ideas. Sobre todo ahora con los smarthphones, todo es posible. Desde armar una playlist de canciones hasta hacer una votación interna para asignar premios por categorías. Lo importante es dar cuerda para que se genera expectativas y muchos comentarios antes, durante y después del evento. 

Todas las ideas cuentan

Sentarse a planificar un evento y barajar distintas opciones de acuerdo al presupuesto con el que se cuenta casi siempre termina generando una mejor estrategia de aprovechamiento de los recursos. 

Partir de un objetivo claro y concreto es tener la mitad del camino recorrido, ya que todas las tácticas empleadas se orientarán en función a lo que se quiere lograr. 

En un primer momento es importante no descartar ninguna idea, sino evaluar todo el escenario para luego tomar las decisiones correctas que harán que el presupuesto asignado rinda e incluso supere las expectativas.  

 

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