Organizando tu jornada laboral

Llegás a tu trabajo y te se prepará para empezar una productiva jornada. Lo ideal es tener todo organizado y preparado para no sufrir distracciones innecesarias, pero si uno no toma control, las redes sociales, las conversaciones de los compañeros y muchos otros factores pueden afectar tu productividad.

 

Según muchos expertos, organizar y gestionar el tiempo en el trabajo es uno de los desafíos más importantes y actuales en una empresa. Sin duda desde hace mucho tiempo este tema es el talón de Aquiles de los trabajadores y las empresas en Paraguay.

A tal punto llega la distracción que en algunos trabajos se prohíbe el uso de teléfonos celulares dentro de las instalaciones para evitar largas y muchas veces improductivas jornadas laborales.

Sin embargo, gestionar y organizar de forma eficaz el tiempo que pasamos en nuestro trabajo puede ser una tarea mucho menos complicada de lo que parece. En realidad puede llevarte tan solo 21 minutos organizar tu agenda.

Peter Bergman, editor de la revista digital “Harvard Business” afirma que el éxito o fracaso de un día de trabajo responde en gran medida a cómo lo hayamos planificado a través de un método de tres pasos tan sencillo de planificación que puede ejecutarse en 21 minutos.

Paso uno (15 minutos): Planificá

Una vez que llegamos a nuestro trabajo, pero antes de prender la computadora y comprobar los e-mails, es recomendable agarrar una hoja en blanco y con un lápiz escribir todo lo que queremos hacer durante el día. Una vez escrito, vemos como esas tareas encajan en nuestro calendario. Al hacer esto adquirimos la buena costumbre de jerarquizar las tareas más urgentes y/o importantes para hacerlas a primera hora de la mañana, que es cuando deberíamos tener más energía y poder de concentración.

Paso dos (1 Minuto): Focalizá

Es recomendable establecer un sistema, ya sea por e-mail o por celular, que nos avise para revisar cada tanto como vamos con nuestro plan laboral de la jornada. Cada vez que suene la alerta podemos darnos unos minutos para relajarnos y refrescar la mente. Después de este break volvemos sobre nuestro calendario y repasamos lo que haremos durante la siguiente hora. La meta de esto es que el reloj no nos gane, sino que seamos dueños de nuestros tiempos, y manejemos hora tras hora lo que hacemos y como lo hacemos. Es mucha la diferencia entre un trabajo hecho a última hora y a las apuradas, que un buen trabajo bien pensado y ejecutado.

Paso tres (5 minutos): Revisión

Finalmente al terminar la jornada, pero antes de irnos a casa es bueno tomarse cinco minutos para hacer una pequeña evaluación sobre cómo fue nuestro día. ¿Qué funcionó bien? ¿Qué cosas nos distrajeron? ¿Qué querríamos mejorar al día siguiente? La rutina al principio del día y urgencia de irse al final del mismo a vecespuede ser grande, pero si logramos tener disciplina suficiente como para repetir este ejercicio cada día, lo podemos convertir en un hábito muy sano que nos ayudará a ser mucho más productivos y estar mejor organizados.

Claves para un mejor rendimiento

Planificación: antes de empezar tu jornada laboral, es clave agarrar una hoja y un lápiz y hacer una lista de las tareas a hacer durante el día jerarquizándolas por orden de importancia y/o dificultad Hacer esta tarea lleva un poco de tiempo pero el interiorizarse bien con lo que hay que realizar a lo largo del día o de la semana, puede ahorrar mucho más tiempo que si se improvisa Además de permitirte trabajar más cómodo y con menor presión.

Plazos: si hiciste tu planificación podemos decir que ya tenés el 50% de tu tarea hecha. Haber organizado tu jornada te servirá como mapa para saber dónde estás y qué te falta para llegar a tu meta. Puede ser una pavada, pero tener estos datos a la vista te ayudará a enfocarte mejor y cumplir con los plazos establecidos.

Concentración: asimismo, al conocer tus plazos y tus responsabilidades, tenés más clara la película y podés concéntrate mejor. Claro que también es clave darse tiempos de descanso (10-15 min cada 1hora y media de trabajo) para refrescar la cabeza y evitar embotamientos mentales.

Horario: si bien el horario puede ser una verdadera molestia, es bueno ceñirse a él y cumplir con tus obligaciones sin que nada te distraiga. Es mejor trabajar en el horario de trabajo y distraerse durante el rato de ocio.

Consejos para evitar distracciones 

Desactivá las notificaciones: ya sean de Whatsapp, Messenger, Google Talk. Aunque son geniales para comunicarse, son las herramientas perfectas para distraerte cuando deseás terminar con una tarea.

Desactivá internet: si no lo necesitás salvo para terminar tu tarea entonces es mejor apagarlo durante el tiempo de concentración. Internet es la principal pérdida de tiempo por su infinidad de propuestas.

Limitá tu tiempo de ocio: con la tecnología ya no hay límites ni excusas. Y si te cuesta tener autocontrol para no distraerte con las páginas, también podés usar plugins para bloquear después de cierta cantidad de minutos las páginas que se convierten en placeres culposos. Claro que es bueno también tener tiempo para distraerse y no dejar que la mente se embote. Para ello podés separar 10 minutos de distracción por cada hora trabajada.

Mantené limpio tu lugar de trabajo: trabajar en una mesa limpia es una de las mejores maneras de evitar distracciones. Poné todos los papeles y objetos en una caja en la cual puedas identificar qué sirve y qué no.

Mantené limpio tu escritorio digital: al igual que tu mesa de trabajo, es importante tener igual de ordenado el escritorio de tu computadora. Hacé una carpeta y almacená en ella todos los documentos que tengas. Ordenalos por fechas, temas, clientes o cualquier sistema que te permita identificar rápidamente lo que buscás. También es importantísimo cerrar todos los programas que no sean útiles para cumplir con tus metas.

Manejá hábilmente las interrupciones: por más que apliquemos todo lo anterior, siempre habrá momentos de interrupción. Es clave aprender a manejarlas y volver luego a la tarea realizada. Por ejemplo, si alguien te interrumpe para pedirte una nueva tarea, anotala en tu bloc y asígnale un lugar en tu calendario. O si alguien quiere hablarte, antes de darle tiempo para que se siente en tu lugar, es mejor pararse y educadamente decirle que estás por terminar una tarea importante y tan pronto como la termines conversarás con él.

 

Comentarios de Facebook

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Pin It on Pinterest